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EAD acredita no mercado madeirense

Cofre da EAD
(foto: EAD)
“Nós acreditamos muito no mercado madeirense. Acreditamos que podemos ajudar em muito as empresas de management, a indústria e os serviços de forma geral”. As frases são de Paulo Veiga, CEO da EAD, pioneira em Portugal na gestão documental em regime de outsourcing e uma das primeiras empresas de gestão documental a estabelecer-se na Madeira, que acredita nos frutos do protocolo de cooperação com a Associação de Jovens Empresários Madeirenses.



Paulo Veiga, CEO da EAD
(foto: EAD)
Os 30 clientes que a empresa tem na Região Autónoma da Madeira são insignificantes em comparação com os 650 que tem no resto do país. No contexto nacional da empresa o que representa o mercado da Madeira?
Na EAD todos os clientes são importantes, independentemente da sua dimensão ou localização. Somos muito “client oriented”. Sabemos que um cliente pequeno rapidamente poderá crescer e ter mais necessidades dos nossos serviços. Quando tal acontecer estaremos ao seu lado para garantir que os processos documentais associados à sua atividade estão controlados e mais eficientes.
Pelo número de clientes que tem na ilha pergunto se o negócio da EAD está estabilizado na Madeira ou se há ainda margem para crescer, sem contar com o aumento da documentação normal dos seus clientes no arquipélago?
Nós acreditamos muito no mercado madeirense. Acreditamos que podemos ajudar em muito as empresas de management, a indústria e os serviços de forma geral. Temos soluções para mercados verticais como a hotelaria.
Há, portanto, muita margem de crescimento e o nosso otimismo é elevado.

Verdadeira parceria

O contrato com a AJEM visa cativar novos jovens empresários? Não será um nicho ainda pouco expressivo em volume?
Acreditamos que não. A AJEM tem mais de 300 sócios e, portanto, um enorme potencial para nós. É importante sensibilizar todas as empresas, especialmente as mais novas, para os cuidados a ter com os seus arquivos. Dessa forma, evitam-se erros que mais tarde podem custar caro.
Com a AJEM está também prevista a realização de um workshop sobre gestão documental. Não estamos, por isso, a falar unicamente em vantagens financeiras, mas sim numa verdadeira parceria.
Tem clientes na Madeira apenas do setor privado ou também conta com o setor público?
Na região os nossos clientes são essencialmente do setor privado. No Continente também. Mas trabalhamos muito com câmaras municipais e hospitais, por exemplo. Quer isto dizer que a experiência está cá, agora é só uma questão de oportunidade de a colocar ao serviço destas entidades na Madeira.

Diferença está no ADN
Outra perspetiva dos cofres
(foto: EAD)

O que diferencia a EAD das outras empresas congéneres? Preço? Qualidade? Serviço?
O ADN. Cada empresa tem o seu, o nosso é algo que é muito próprio e do qual temos muito orgulho. Quando digo temos, temos mesmo todos, por isso fomos considerados em 2016 uma das 100 melhores empresas para trabalhar em Portugal pela revista Exame, AESE e Everis.
Claro que, como pioneiros, somos a empresa mais experiente, mais sólida, com o maior leque de serviços e a mais certificada, com três certificações ISO.
Entre os serviços contemplados pela sua empresa estão a recolha, transferência, alojamento, conservação, consulta e eliminação de documentação. E a digitalização? A empresa não procede a este tipo de serviço, nomeadamente quando procede à eliminação de documentação?
Nós somos a empresa que mais digitaliza em Portugal. Desmaterializamos mais de 40 milhões de páginas por ano, o que aliado às nossas soluções tecnológicas, disponibilizadas através de serviços ASP (Application Service Provider), permitem que as empresas tenham acesso a ferramentas de gestão documental/informação sem investimentos avultados em infraestruturas, software, hardware e manutenção de um sistema que não está diretamente ligado à atividade desenvolvida.
A eliminação é o ato mais importante que pode existir, pois é de todos o único que é irreversível. Quando ocorre é porque a documentação em causa já foi devidamente avaliada, já ultrapassou o seu valor fiscal, legal ou probatório e não tem interesse histórico.

A empresa com maior capacidade
Arquivo corrente da empresa
(foto: EAD)

Este tipo de negócio tende a diminuir com a desmaterialização de documentos ou haverá sempre mercado?
A EAD foi pioneira, em Portugal, neste ramo de atividade, implementando uma nova filosofia e perspetiva de abordar os arquivos das empresas, trazendo para debate a importância dos arquivos na sociedade atual e na boa gestão de qualquer organização.
Somos a empresa portuguesa com maior capacidade instalada para a guarda de arquivo e temos os maiores clientes. Assim, acreditamos que o suporte papel será sempre o preferido das organizações. Há razões de vária ordem para que isso aconteça: é um suporte barato, fiável e adaptado à forma de estar e trabalhar. Temos ainda outro fator, que é o custo de armazenamento, que é baixo, enquanto a digitalização tem valores elevados e, em nossa opinião, deverá ocorrer apenas para documentos estratégicos ou de elevada consulta.
Para aquele empresário que teima em guardar os “seus papéis”, muitas vezes em quartos pouco arejados e com muito pó, que palavras lhe diria para o cativar com os seus serviços?
Diria para se focar no seu negócio e não perder tempo a investir em áreas acessórias como o arquivo, trocando custos operacionais fixos por custos variáveis, em função da atividade da empresa, poderá ser uma excelente opção.

Diria, também, que muitas vezes o desaparecimento de documentos importantes dá-se porque estão mal acomodados e o erro humano torna-se mais fácil, daí a importância de externalizar a gestão do arquivo.

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